Onder de sociale afstanden en de COVID-10 verblijf-a-home bestelling neigen bedrijven naar videoconferentiediensten om in het bedrijf te komen. Hoewel deze services u helpen verbinding te maken, creëren ze ook nieuwe privacy- en gegevensbeschermingsrisico’s. Er zijn hier enkele tips om te onthouden voordat u een videoconferentie over online host of deelnam aan online:
- Neem stappen om ervoor te zorgen dat alleen uitgenodigde deelnemers uw vergadering kunnen bijwonen. Mensen kunnen het “Zumbombing” noemen, maar het wordt in allerlei platforms beschouwd: ongebruikte mensen die worden weergegeven op de videoconferentie. Wat kan uw bedrijf doen om het risico te verminderen? Sommige services stellen de host in staat om een wachtwoord een vergadering te hebben. Anderen beperken de toegang tot elke vergadering of door een uniek ID -nummer te bieden voor elke deelnemer. Deze functies kunnen mogelijk niet standaard zijn, dus zie zorgvuldig welke instellingen beschikbaar zijn. Als u herhaalde vergaderingen host, kunt u met de meeste services een nieuw wachtwoord- of ID -nummer maken voor elke vergadering. Deze methode is veiliger dan het opnieuw gebruiken van oude referenties, dus vestig het als een beleid voor uw personeel.
- Profiteer van andere tools om de toegang tot vergaderingen te beperken. Conferentiediensten kunnen de gastheer de optie geven om de vergadering te vergrendelen door te voorkomen dat anderen zich bij de gastheer voegen. Voor het grootste niveau van controle kunnen de hosts instellingen in staat stellen om elke deelnemer in staat te stellen zich bij hen aan te sluiten zodat u de mogelijkheid kunt hebben om afzonderlijke gebruikers uit de vergadering te verwijderen als de vereiste wordt gesteld.
- Wanneer u een vergadering bijwoont, kunnen uw videocamera en microfoon standaard worden ingeschakeld. Houd er rekening mee dat u u misschien kunt zien en horen en een vergadering bijwonen. Als u geen woorden of video’s wilt delen, kunt u uzelf dempen of uw camera uitschakelen. Mogelijk kunt u de standaardinstellingen aanpassen zodat uw voorkeuren worden opgeslagen voor de volgende vergadering of afhankelijk van de service – aan het begin van elke oproep moet u mogelijk uw instellingen aanpassen.
- Controleer of uw videoconferentie wordt opgenomen. Veel servicemost stelt de vergadering in staat vergaderingen op te nemen voor toekomstige referenties. Service moet u enkele indicatoren laten zien die worden opgenomen – bijvoorbeeld een felrode cirkel of het woord “opname”. Houd er echter rekening mee dat deze indicatoren niet aanwezig zijn, maar een vergadering kan worden vastgelegd. We hebben de videoconferentierapporten gehoord die online zijn verdeeld zonder kennis van de deelnemers. De veiligste strategie is dat u mogelijk wordt opgenomen en indien mogelijk geen persoonlijke informatie delen via videoconferentie,
- Wees voorzichtig voordat u uw scherm deelt. Er zijn de meeste servicefuncties waarmee u kunt delen wat er op uw scherm staat – bijvoorbeeld een diavoorstelling. Maar voordat u uw scherm deelt, moet u ervoor zorgen dat u anderen niet wilt zien openen documenten, browservensters of andere dingen op uw scherm. Sommige diensten hebben alternatieven waarmee de host kan stoppen met het delen van het scherm of het gebruik ervan tot de host kunnen beperken.
- Uitnodigingen van onverwachte videoconferentie worden niet geopend of klik op Links. Met de opkomst van videoconferenties sturen vervuilde actoren de vergaderuitnodigingen of andere e -mails voor communicatie -imitatie van Conferencing Services. Om de authenticiteit toe te voegen, kunnen ze het logo kopiëren en kijken naar het uiterlijk van bekende namen in het bedrijf. In plaats van u naar een conferentie te brengen, kunnen deze links echter een virus hebben of malware op uw computer installeren. De veilige praktijk is dat uw personeel of uw klanten van tevoren moeten zeggen dat u een teleconferentie heeft gepland voor een bepaalde periode en dat ze een uitnodiging met uw naam moeten verwachten. Als ze een uitnodiging krijgen die ze niet verwachten, vertel ze deze dan niet open en klik natuurlijk niet op een link. Nog een tip om te helpen bij de imposters van de Foal Video Conference: als de service die u gebruikt om een applicatie- of desktop -app te downloaden, zorg er dan voor dat u deze rechtstreeks hebt gedownload van de servicewebsite of platform -app store.
- Als privacy belangrijk is, is videoconferenties misschien niet de beste optie. Geen enkele conferentieservice kan de bescherming van uw informatie garanderen, dus als u over gevoelige dingen moet praten, overweeg dan de opties. Evalueer of een enterprise -service een grotere bescherming zal bieden dan gratis diensten die beschikbaar zijn voor het grote publiek voor uw organisatie en klanten. Als u op afstand instemt met een leverancier in de gezondheidszorg, vraag dan naar de speciale Telehite Conferencing Services die verdere bescherming kunnen bevatten om de informatie privé te houden.
- Bekijk de oorspronkelijke bepalingen in het privacybeleid van de Service voordat u een Conferencing -service gebruikt, om te begrijpen hoe uw informatie wordt bediend. Conferenties Service verzamelt informatie over u? Beperkt het privacybeleid bedrijven om uw informatie te gebruiken voor het doel anders dan hun aanbod voor het conferentieservices? Deelt de Conferencing Service ten slotte uw informatie met adverteerders of andere derden?
- Update uw videoconferentiesoftware. Met het beschermingsprobleem werken veel videoconferentiebedrijven hun software bij met patch en fix. Daarom is het belangrijk om de geavanceerde versie van uw bedrijf te gebruiken. Neem natuurlijk eenvoudigweg directe updates van de servicewebsite.
- Stel de gewenste videoconferentietraktijk van uw bedrijf op. Uw personeel doet ons best om de productiviteit te behouden en tegelijkertijd een poging te doen. Een goede werknemer mag echter niet voldoen aan de privacy- of beschermingsnormen van uw bedrijf of kan gevoelige gegevens riskeren door videoconferentieservices in te schakelen die malware kunnen zijn. Deel deze tien tips met uw team, plaats de brede videoconferenties en Dons van het bedrijf en benadruk de noodzaak om meer beschermde opties te selecteren tijdens het hosten of hosten of lid worden van videoconferenties.
