Naar aanleiding van een onderzoek van de CBC waaruit bleek dat duizenden immigratieaanvragen waren toegewezen aan de identiteitsbewijzen en tijdelijke codes van honderden oud-werknemers, heeft de federale overheid een grootscheeps onderzoek uitgevoerd en het wereldwijde aanvraagsysteem opgeschoond om ervoor te zorgen dat er geen aanvragen waren ‘vergeten’, zo heeft CBC News vernomen.
Nu meldt Immigration, Refugees and Citizenship Canada (IRCC) aan CBC News dat het een einde heeft gemaakt aan de jarenlange praktijk waarbij de ID’s van inactieve agenten werden gebruikt als virtuele opslagplaatsen voor sollicitaties. Zo wilden ze ervoor zorgen dat ‘dossiers niet door de mazen van het net glippen’.
Op 12 december 2022, CBC meldde als eerste dat IRCC tienduizenden applicaties aan ‘inactieve gebruikers’ toewees in het Global Case Management System (GCMS), dat wordt gebruikt voor de verwerking van aanvragen voor burgerschap en immigratie.
Uit gegevens bleek dat in februari van dat jaar 59.456 ‘open, in behandeling of opnieuw geopende’ aanvragen waren toegewezen aan 779 codes, die een mix waren van tijdelijke medewerkers en voormalige werknemers, waarvan sommigen meer dan tien jaar geleden voor het laatst hadden ingelogd en bestanden hadden verwerkt.
Nadat IRCC aanvankelijk niet binnen de deadline een reactie aan CBC had gegeven, legde IRCC na de publicatie van het verhaal uit dat het codes van inactieve gebruikers hergebruikte als methode om applicaties te organiseren en te bewaren voor de volgende verwerkingsfase. IRCC zei ook dat de door CBC verkregen gegevens slechts een korte momentopname van een complex systeem opleverden.
Nieuwe details komen aan het licht
Bijna twee jaar nadat het verhaal werd gepubliceerd en anderhalf jaar nadat de CBC om documenten had gevraagd, diende IRCC eindelijk een verzoek in om toegang tot informatie met meer details.
Hoewel functionarissen destijds ontkenden dat de aanvragen ooit in een soort ‘limbo’ verkeerden, blijkt uit e-mails die CBC heeft verkregen dat sommige aanvragen die waren gekoppeld aan vertrokken werknemers, in de weken na het verhaal van CBC zijn toegewezen aan actieve werknemers.
Het gaat om inactieve gebruikers en bestanden die mogelijk verloren zijn gegaan.– Intern IRCC-e-mailadres
Het lijkt erop dat het personeel ook twijfelde aan de efficiëntie van hun eigen bestandsbeheersysteem.
“Intern is het prima, maar we willen voorkomen dat er extra ogen op dit probleem worden gericht”, staat in een e-mail van een IRCC-medewerker wiens team het gebruik van die codes als zorgwekkend aanmerkte.
Geperst in het Parlement nadat de CBC het verhaal voor het eerst had gepubliceerd, De toenmalige minister van Immigratie, Sean Fraser, zei dat “de beweringen dat dossiers bij agenten liggen die niet bestaan, absoluut onjuist zijn.”
In een technische briefing een paar dagen later aan CBC verstrekteen IRCC-functionaris benadrukte opnieuw dat de premisse van het oorspronkelijke verhaal “per definitie onjuist” was, en zei dat geen van de applicaties was vergeten.
“Geen enkel bestand wordt tijdens het proces onbeheerd achtergelaten”, aldus de ambtenaar telefonisch op 15 december 2022.
Uit e-mails blijkt echter dat diezelfde dag het kantoor van de adjunct-onderminister van IRCC een netwerkbrede opdracht gaf aan de verwerkingskantoren om de door CBC gepubliceerde lijst te beoordelen.
Een senior adviseur vroeg teams om te controleren of alle bestanden die aan inactieve gebruikers waren toegewezen, daadwerkelijk werden verwerkt en om te bevestigen dat het nog steeds zinvol was om ze aan die ID’s te laten toegewezen.
“Het doel was om ervoor te zorgen dat alle bestanden op schema lagen en voortgang boekten (en niet werden vergeten omdat ze waren toegewezen aan een gebruikers-ID die niemand in de gaten hield)”, legde de adviseur later uit in een andere e-mail.
“De zorg betreft inactieve gebruikers en bestanden die mogelijk verloren zijn gegaan”, legde een andere functionaris uit aan haar team.
Bestanden opnieuw toegewezen, ID’s ‘gedeactiveerd’
Verschillende teams meldden dat ze in de dagen na het rapport van de CBC een aantal applicaties opnieuw hadden toegewezen en een aantal inactieve gebruikers-ID’s hadden ‘gedeactiveerd’.
Zo ontdekte het IRCC-kantoor in Windsor, Ontario, dat er begin 2022 één open aanvraag voor het staatsburgerschap was toegewezen aan een werknemer die was vertrokken.
“Deze aanvraag is opnieuw toegewezen aan de huidige beslisser op niveau 2”, staat in de e-mail.
Volgens het team van Hamilton en Niagara is één open zaak “nu toegewezen aan een actieve gebruiker.”
Het kantoor in Ottawa zei dat het de lijst zou “bijwerken om alle werknemers die er niet meer werken” te verwijderen en dat het zich zou “richten op de vijf personen die in het rapport worden genoemd, maar dat het in 2022 proactief maatregelen zal nemen tegen andere vertrekken.”
Op een ander kantoor waren medewerkers bezig met het ‘controleren en corrigeren’ van dossiers.
“Alle … toegewezen aan een inactieve gebruikers-ID zijn beoordeeld en opnieuw toegewezen,” schreven ze. “We zullen de komende weken verwerken en corrigeren.”
Medewerkers vonden ook inconsistenties en markeerden een aantal aanvragen die geannuleerd leken, ‘niet goed afgesloten’ of verkeerd toegewezen waren.
“Dat lijkt mij onbegrijpelijk”, schreef een senior adviseur die vroeg waarom de dossiers “nog steeds” op een kantoor in Sydney (NS) lagen, maar waren toegewezen aan werknemers van een ander team.
“Wat moeten we doen met deze gebruikers-id’s?”, vroeg een andere medewerker.
Ze kwamen ook een aantal ‘spookapplicaties’ tegen.
“Op basis van een snelle steekproef denk ik dat veel van deze apps gewoon spookapps zijn die om verschillende redenen zijn verdwenen. Ik wil echter graag weten of we deze apps kunnen beoordelen om er zeker van te zijn dat ze om welke reden dan ook niet verloren zijn gegaan”, staat in een e-mail.
Vraagsysteem voor personeel
Medewerkers van IRCC en zelfs enkele leiders vroegen zich af of het bestandsbeheersysteem wel zinvol was. Een van hen vroeg: “Waarom gebruiken we oude werknemerscodes?”
De directeur-generaal IT-operaties van IRCC antwoordde: “Ik kan geen commentaar geven op de reden waarom we oude werknemerscodes gebruiken, maar ik vertrouw erop dat de ontvangen informatie correct is.”
Sommige teams signaleerden dit probleem echter al in oktober 2022 en vroegen het GCMS-team om generieke bakken te maken in plaats van ‘persoonlijke codes’ als tijdelijke aanduidingen te gebruiken.
“We moeten druk uitoefenen op GCMS om deze codes te creëren en te activeren voor gebruik”, staat in een geredigeerde e-mail van november.
Die medewerker bood zelfs aan om zijn eigen gebruikers-ID te gebruiken als tijdelijke oplossing, zodat de codes die als tijdelijke aanduidingen werden gebruikt, afkomstig waren van ‘huidige’ werknemers.
Nadat het oorspronkelijke verhaal van CBC was verschenen, attendeerde een assistent-directeur op de eerdere e-mailketen en stelde voor om “dieper in te gaan op werklastbeheer”.
Een senior adviseur stelde later voor dat IRCC in 2023 een ‘project’ zou starten ‘om te proberen iedereen van inactieve gebruikers-ID’s af te krijgen en over te stappen op generieke prullenbakken om te voorkomen dat dit soort vragen en verwarring opnieuw ontstaan.’
Ambtenaren vroegen zich ook af of IT-teams het systeem ‘regelmatig’ ‘schoonmaakten’. Zelfs de directeur-generaal van IT-operaties wist aanvankelijk niet wat het antwoord op die vragen was.
“We hebben een proces dat is geïnitieerd door (het operationele team) (als ik me goed herinner)”, schreef de IT-functionaris in een e-mail op 12 december 2022. “Ik herinner me dat we een paar jaar geleden een audit hadden met dit proces. Ik scan mijn inbox.”
Een operationeel medewerker herhaalde later dat IT “lijkt aan te geven dat er een proces is … maar kan niet met zekerheid zeggen of dit ook is gevolgd.”
IRCC gebruikt geen inactieve ID’s meer
IRCC heeft een verzoek van CBC om een interview over deze nieuwe informatie te bespreken, afgewezen.
In een e-mail werd onthuld dat de afdeling vier maanden na het verhaal van CBC – tussen april en mei 2023 – was overgestapt op het gebruik van ‘generieke ID’s’ om de aanvragen die door het verwerkingssysteem gingen te organiseren.
IRCC gaf aan dat er 125 nieuwe generieke ID’s zijn aangemaakt en dat er indien nodig meer zullen worden toegevoegd.
“Alle potentieel inactieve gebruikers-ID’s zijn systematisch opnieuw toegewezen aan de nieuw ingestelde generieke Responsibility Center (RC)-ID’s”, aldus IRCC vrijdag.
“Hiermee wordt voorkomen dat dossiers onopgemerkt blijven wanneer agenten onverwacht afwezig zijn, met pensioen gaan, etc.”
Ondertussen is een aanvrager van een permanente verblijfsvergunning (PR) geïnterviewd door CBC voor het eerste verhaal zeiden dat ze hun PR slechts vier maanden na publicatie ontvingen.
“(Het is) een beetje teleurstellend”, aldus Andrea Bote, wiens zaak destijds was toegewezen aan code RA9519.
Volgens e-mails was RA9519 een van de zeven ID’s waaronder bestanden ten onrechte werden vermeld als behorend tot het kantoor in Sydney, NS. Ze werden later overgedragen aan het juiste team tijdens de review.
“Ik hoop dat dit leidt tot een nog betere revisie … dat we proactiever zijn in het oplossen van deze problemen in plaats van reactief”, zei Bote donderdag.
Immigratieadvocaat Jamie Liew, die alarm sloeg over de ondoorzichtigheid van het systeem van IRCC, zei dat het goed is dat de afdeling de bestanden heeft bekeken, ook al reageerde het op de media-aandacht.
“Dat gezegd hebbende, zou het geweldig zijn als de overheid transparanter zou zijn over wat ze nu doet … in plaats van dat deze (laatste) informatie aan het licht komt via een (verzoek om toegang tot informatie)”, aldus Liew.
“Er zitten echte mensen achter deze bestanden,” herinnerde Liew de bureaucraten. “Mensenlevens staan op het spel, en (hun) toekomst en hun plannen.”
