Op korte termijn om verlof vragen kan lastig zijn, maar soms hebben we geen invloed op de omstandigheden. Soms is een vrije dag op korte termijn de enige optie.
Er zijn veel redenen misschien heb je een vrije dag nodig met korte opzegtermijn. Hier ziet u hoe u het onderwerp met uw baas kunt benaderen zonder enige veren te verstoren.
Redenen om op korte termijn vrij te vragen
Op vrij nemen werd vroeger, en wordt vaak nog steeds, neergekeken. Eén enquête ontdekte dat 62% van de Amerikanen nog steeds gelooft dat hun baas hen zou beoordelen als ze vrijaf zouden vragen voor geestelijke gezondheidszorg.
Veel organisaties leren echter de voordelen van een flexibeler aanwezigheidsbeleid. Dit komt gedeeltelijk door veranderende bedrijfspraktijken zoals werken op afstand en vierdaagse werkweken, maar het komt ook doordat de pandemie de manier heeft veranderd waarop veel mensen over hun baan denken.
Het is natuurlijk het beste om van tevoren vrije tijd te plannen, maar dat is niet altijd mogelijk. En tegenwoordig begrijpen veel mensen dat werknemers hebben vrije tijd nodig om verschillende redenen, die niet allemaal vooraf worden aangekondigd.
Enkele van de vele redenen waarom iemand op korte termijn een vrije dag moet opnemen, zijn:
- Medische noodgevallen
- Familie noodgevallen
- Doktersafspraken
- Begrafenissen
- Natuurrampen
- Crisis op het gebied van de geestelijke gezondheidszorg
- Onverwachte problemen met kinderopvang of vervoer
- Once-in-a-lifetime kansen (zoals een concert of een geweldig sollicitatiegesprek)
Houd er rekening mee dat zelfs als u weet dat de reden voor het nemen van vrije tijd legitiem is, je hoeft niet altijd iemand te vertellen waarom je vertrekt (vooral als het voor een sollicitatiegesprek of iets privés is).
Hoe u op korte termijn verlof kunt aanvragen
Hier zijn een paar stappen die u moet volgen als u op het laatste moment om verlof vraagt:
1. Laat het je baas zo snel mogelijk weten
Het leven verloopt niet altijd volgens de bedrijfskalender. Het is onvermijdelijk dat er op korte termijn zaken zullen gebeuren. Maar dat betekent niet dat je tot het allerlaatste moment moet wachten om je baas te laten weten dat je vrije tijd nodig hebt.
Voor de beste resultaten – om wrijving te voorkomen en uw kansen te vergroten van het gebruik van de aftakas zonder gevolgen: laat uw baas zo snel mogelijk weten wanneer zich onverwachte gebeurtenissen voordoen. Hoe eerder u kunt communiceren, u kunt betere resultaten verwachten.
2. Wees specifiek over wat je vraagt.
Verlof aanvragen op korte termijn is niet het moment om vaag te zijn. Je baas kan je gedachten niet lezen en heeft het misschien te druk om te informeren naar een cryptisch verzoek om ‘volgende week wat vrije tijd’. Het is het beste dat u uw baas laat weten welke specifieke dag of dagen u vrij moet hebben en wanneer u verwacht terug te keren.
En je hoeft niet alle details te geven. Als u bijvoorbeeld naar een doktersafspraak gaat, hoeft u niet uw hele medische geschiedenis bekend te maken. Geef ze voldoende informatie, zodat ze een goede basis hebben voor uw verzoek. En soms is ‘een persoonlijke kwestie’ of ‘familie-noodsituatie’ meer dan genoeg!
3. Leg het schriftelijk vast.
Zelfs last-minute verlofaanvragen moeten schriftelijk worden ingediend. Het helpt om uw verzoek schriftelijk te hebben, zodat HR uw vrije tijd kan bijhouden, zodat uw baas uw verantwoordelijkheden kan dekken en zodat u een overzicht van het verzoek heeft voor het geval u later ontvangstbewijzen nodig heeft.
Een schriftelijke brief is waarschijnlijk te formeel en inefficiënt, maar een e-mail, Slack of sms zou voldoende moeten zijn. Over het algemeen gesproken, e-mail is formeler dan sms-berichten. Als u echter bijna geen tijd meer heeft om uw baas op de hoogte te stellen, kan een sms acceptabel zijn.
4. Houd het professioneel.
Wanneer iemand op korte termijn vrijaf nodig heeft, kan dat soms emotioneel zijn: een sterfgeval in de familie, het ontvangen van uitdagend nieuws en snelle veranderingen in het leven kunnen er allemaal voor zorgen dat we ongewoon handelen. Let dus op uw toon wanneer u uw verlofverzoek verzendt, zelfs als de situatie uit de hand lijkt te lopen. Hoe nauw u uw relatie met uw baas ook heeft, het is belangrijk om professioneel te blijven – ook al hoeft u niet te ver te gaan en te doen alsof u helemaal geen emoties heeft!
5. Denk aan je collega’s.
Vergeet uw collega’s niet, die mogelijk de achterstand moeten inhalen terwijl u weg bent. Bedank degenen die voor u instaan en ben van plan wat extra moeite te doen na uw terugkeer.
Kijk vóór uw vrije tijd of u vooruit kunt werken, zodat uw team het niet moeilijk heeft tijdens uw afwezigheid. Maar als er niet genoeg tijd is, zorg er dan voor dat u dankbaar bent en betaal het vooruit wanneer u kunt. Bied bijvoorbeeld aan om wat extra werk op zich te nemen voor een collega als deze in de toekomst vrij moet nemen.
E-mailsjablonen voor verlofaanvragen
Weet u niet zeker hoe u de juiste woorden moet vormen? Hier zijn drie sjablonen om u te helpen bij uw verlofaanvraag op korte termijn. U kunt ze aanpassen aan uw specifieke situatie. In sommige werkomgevingen is het “aanvragen” van vrije tijd bijvoorbeeld niet nodig (vooral als het maar een dag is), en hoeft u alleen maar aan te geven dat u gebruik zult maken van de vakantiedagen, ziekteverlof en/of persoonlijke dagen. , of u kunt ervoor kiezen langere verklaringen voor uw vrije tijd te verwijderen als u al rechtstreeks met uw baas heeft gesproken.
Sjabloon verlofaanvraag 1
Hallo (naam van de baas),
Ik wil verlof aanvragen voor (specifieke data/tijden). De reden is (korte uitleg van één zin).
Ik waardeer het dat u hier op zo’n korte termijn rekening mee heeft gehouden. Mijn team werkt aan (deze opdracht) met een voorlopige leverdatum van (datum), zelfs tijdens mijn afwezigheid. Als je wilt, bespreek ik graag meer details.
Bedankt,
(jouw naam)
Sjabloon verlofaanvraag 2
Beste (naam van de baas),
Ik schrijf om (specifieke data) vrij te vragen. Ik heb dit jaar geen enkele aftakas gebruikt en ik zou het op prijs stellen als we dit zouden kunnen laten werken.
Ik heb al met (naam collega) gesproken over de overname (tijdgevoelige taken). Ze zijn opgewassen tegen de taak en ik heb er vertrouwen in dat ze de zaken aankunnen terwijl ik weg ben.
Laat het me weten als je vragen hebt. Op uw verzoek wil ik hier graag nader over praten.
Groeten,
(jouw naam)
Sjabloon verlofaanvraag 3
Deze sjabloon is het beste voor allerlaatste verzoeken. Als de dag waarop u vrijaf aanvraagt vandaag of morgen is, zorg er dan voor dat dit ook duidelijk in uw e-mail staat, naast de specifieke data waarop u afwezig bent.
Hallo (naam van de baas),
Ik schrijf om verlof aan te vragen op (specifieke data) vanwege (een overlijden in de familie/familie-noodsituatie/situatie thuis). Mijn excuses voor de korte termijn en ik waardeer uw aandacht in deze kwestie enorm.
Laat het me weten als je vragen hebt. Ik ben blij om de tijd dat ik weg ben in te halen.
Bedankt,
(jouw naam)
Voorbeeld e-mails met verlofaanvragen
Voorbeeld e-mail #1:
Hier is een voorbeeld van een aanvraag voor een ochtendverlof met behulp van een van de bovenstaande sjablonen:
Hallo Laura,
Ik schrijf u om u te laten weten dat ik vandaag (12 november) afwezig ben vanwege een familie-noodgeval. Mijn excuses voor de korte termijn en ik waardeer uw aandacht in deze kwestie enorm.
Laat het me weten als je vragen hebt. Ik ben blij om de tijd dat ik weg ben in te halen.
Bedankt,
Tim
Voorbeeld e-mail #2:
Hier is een langer verzoek met wat meer details.
Hallo Orr,
Ik wil verlof aanvragen voor 12-15 juni (maandag tot en met woensdag van volgende week). Er was een sterfgeval in de familie van mijn man en we reizen naar het buitenland voor de begrafenis.
Ik waardeer het dat u hier op zo’n korte termijn rekening mee heeft gehouden. Mijn team werkt aan de Pluto-campagne met een voorlopige leverdatum van 17 juni, zelfs als ik afwezig ben, en ik heb ze laten weten wat ze moeten doen terwijl ik weg ben. Als je wilt, bespreek ik graag meer details.
Bedankt,
Kent
Iedereen verdient het vrije tijd hebben. Natuurlijk kan het ongemakkelijk zijn om er op korte termijn om te vragen, en het kan uw collega’s in de problemen brengen, maar er zijn manieren om het voor iedereen gemakkelijker te maken om vrij te nemen.
Vergeet niet om uw leidinggevenden zo snel mogelijk op de hoogte te stellen dat u vrijaf nodig heeft, wees specifiek over de dagen en tijden waarop u afwezig moet zijn en leg uw verzoek schriftelijk vast, zodat er een concreet bewijs van uw verzoek is , behoud uw professionaliteit en compenseer de tijd dat u weg bent. Met deze stappen kunt u vrij nemen wanneer u dat nodig heeft, en kunt u beter voor uw gezondheid, uw gezin en uw carrière zorgen.
Koningin Borsellino heeft ook bijgedragen aan het schrijven, rapporteren en/of adviseren van dit artikel en een eerdere versie.
